Một cách quản lý lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp sẽ giúp bạn lưu trữ, bảo quản hồ sơ tốt hơn, đồng thời đạt hiệu suất cao nhất trong công việc.
Việc quản lý hồ sơ, tài liệu luôn là công đoạn phức tạp và gây nhiều khó khăn cho doanh nghiệp. Có rất nhiều phương pháp quản lý hồ sơ đã được đề xuất, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn phải lựa chọn những phương án tốt nhất, phù hợp với hình thức kinh doanh của mình.
Xem thêm:
- Những quy định về số hóa tài liệu lưu trữ
- Nên hay không nên làm gì khi lưu kho tự quản
- Vì sao nên mua máy ảnh DSLR cũ
Bài viết này sẽ đưa ra chọn bạn phương pháp quản lý hồ sơ lưu trữ chuyên nghiệp mà nhiều công ty đã áp dụng.
Lựa chọn phương thức lưu hồ sơ
Có rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn cách tự lưu trữ hồ sơ vì số lượng tài liệu chưa có nhiều. “Nếu những doanh nghiệp lớn phải lưu trữ số lượng hồ sơ lớn, thì bắt buộc phải xây kho riêng để lưu trữ hồ sơ hoặc thuê dịch vụ lưu trữ hồ sơ bên ngoài để đảm bảo lưu trữ đúng thời gian quy định.” Nguồn: Lưu Hồ Sơ
Việc xác định phương thức lưu hồ sơ trong doanh nghiệp sẽ là bước đầu định hướng những công việc bạn cần làm trong công tác lưu hồ sơ:
- Nếu lựa chọn thuê kho lưu hồ sơ, hãy tìm hiểu những đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín, có đầy đủ cơ sở vật chất, đạt tiêu chuẩn an toàn và có đầy đủ các dịch vụ hỗ trợ quản lý, bảo đảm an ninh.. Chỉ cần thuê kho lưu hồ sơ trọn gói, tất cả các công việc vận chuyển, bảo quản, sắp xếp hồ sơ… đều đã được giải quyết. Đây cũng là cách nhanh nhất, hiệu quả nhất;
- Nếu lựa chọn tự lưu hồ sơ tại công ty, bạn cần lên danh sách những việc cần chuẩn bị để tiến hành chuẩn bị cho việc lưu trữ tài liệu.
Lựa chọn tủ hồ sơ phù hợp
Đầu tiên hãy xác định vị trí lưu hồ sơ và mua tủ đựng hồ sơ phù hợp. Một số kinh nghiệm mua tủ hồ sơ mà bạn có thể áp dụng:
- Chọn tủ nhiều ngăn, có độ lớn nhỏ khác nhau: Tủ đựng hồ sơ có nhiều ngăn sẽ giúp bạn dễ dàng phân loại hồ sơ hơn. Số lượng tài liệu cũng không giống nhau: hồ sơ chứng từng cập nhật hàng ngày sẽ nhiều hơn cập nhật hàng quý hoặc hàng năm. Chính vì vậy lựa chọn tủ có kích thước khác nhau sẽ giúp bạn tối ưu hóa không gian sử dụng tủ;
- Chọn loại kệ treo tường: Nếu diện tích văn phòng chật hẹp thì bạn có thể sử dụng kệ treo tường để tiết kiệm không gian văn phòng. Kệ này cũng nên được thiết kế có nhiều ô và kích thước khác nhau để dễ phân biệt bằng giấy dán ghi chú bên ngoài.
Phân loại hồ sơ
Chúng ta đều biết hồ sơ trong doanh nghiệp có rất nhiều loại, nêu không tách biệt và lưu riêng sẽ rất dễ thất lạc và nhầm lẫn. Bạn có thể phân loại hồ sơ theo những cách sau:
- Phân loại theo tên hồ sơ: Bạn có thể phân loại hồ sơ theo tên như Hợp Đồng, Quyết định, Thông báo…;
- Phân loại theo chủ đề: ví dụ như hồ sơ mua bán, hồ sơ kế hoạch…. Những chủ đề đã được đặt càng chi tiết càng tốt, tránh đặt chung chung mơ hồ. Ngoài ra nếu bạn phân loại hồ sơ theo chủ đề thì cần phải có danh sách các chủ đề đó cùng với vị trí để tìm kiếm dễ hơn
- Phân loại theo tên dự án: ví dụ như dự án biệt thự, dự án nhà phố…
Sắp xếp hồ sơ lưu trữ
Sau khi đã phân loại, bạn tiếp tục sắp xếp hồ sơ vào túi đựng rồi để lên tủ đã chuẩn bị. Lưu ý khi xếp vào bìa đựng hay lên kệ tủ thì vẫn phải tuân theo một số trình tự như sau:
- Sắp xếp theo trình tự thời gian: Trình tự thời gian bao gồm ngày, tuần, tháng, quý, năm. Những hồ sơ gần đây nhất xếp đằng trước bên dưới, những hồ sơ ở năm về sau thì sếp ở phía trong bên trên;
- Xếp theo thứ tự bảng chữ cái ABC;
- Xếp theo khu vực địa lý như quận, huyện, thành phố…;
- Xếp theo tính chất hồ sơ: Hồ sơ chưa xử lý, hồ sơ đang xử lý, hồ sơ đã xử lý;
Bạn có thể sử dụng tổ hợp 2 – 3 cách phân loại và sắp xếp sao cho thuận tiện nhất. Sau đó, hãy ghi chú bên ngoài tên hồ sơ theo vị trí bạn đã sắp xếp.
Bảo quản và cập nhật hồ sơ
- Có Lịch vệ sinh nơi lưu chứa hồ sơ định kỳ, có phương án chống mối mọt, côn trùng và các biện pháp phòng cháy chữa cháy;
- Hồ sơ cần phải được cập nhật khi có thay đổi về số lượng, nội dung. Nên sử dụng phần mềm để quản lý hồ sơ tốt hơn;
- Cần có quy định cụ thể cho đối tượng sử dụng hồ sơ doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính an toàn và bảo mật.
Việc lựa chọn cách quản lý lưu trữ hồ sơ còn phù thuộc vào tính chất, hình thức kinh doanh của doanh nghiệp đó. Nhưng chắc chắn việc quản lý chúng chưa bao giờ là dễ dàng. Nếu bạn vẫn lăn tăn trong việc lưu trữ hồ sơ thì hãy liên hệ với đơn vị Lưu Hồ Sơ. Với kinh nghiệm làm việc hơn 14 năm qua, Lưu Hồ Sơ sẽ cho bạn những giải pháp tốt nhất.
Thông tin liên hệ
Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
Website: https://www.luuhoso.com/lien-he/
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Nguồn: https://xemnhanh.biz
