Việc số hóa tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong bối cảnh ngày càng nhiều doanh nghiệp được mở ra. Vậy số hóa tài liệu là gì? Những quy định về số hóa tài liệu lưu trữ ra sao?
Việc quản lý tài liệu điện tử và tài liệu số hóa đều phải được tuân thủ theo văn bản Quy phạm Pháp luật quy định. Để giúp doanh nghiệp nắm rõ hơn, Xemnhanh xin tổng kết những nội dung cần nắm trong quy định về số hóa tài liệu lưu trữ.
Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?
Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các tài liệu truyền thống như giấy viết tay, bản in giấy, hình ảnh, âm thanh… sang một dạng dữ liệu mà máy tính có thể nhận biết và đọc được. Việc số hóa tài liệu lưu trữ nhằm đảm bảo sự an toàn, chính xác, phục vụ công tác sử dụng nhanh chóng và hiệu quả.
Xem thêm:
- Nên hay không nên làm gì khi lưu kho tự quản
- Cách quản lý lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp
- Khẩu độ máy ảnh là gì? Có ý nghĩa gì khi chụp ảnh
Nhưng có rất nhiều đơn vị không thực hiện đúng công tác số hóa để xảy ra sai sót. Việc đưa ra quy định về số hóa tài liệu lưu trữ nhằm khắc phục hiện tượng đốt cháy giai đoạn, ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác số hóa.
Hiện nay việc số hóa lưu trữ tài liệu được thực hiện theo tiêu chuẩn của Thông tư 02/2019/TT – BNV tiêu chuẩn dữ liệu, bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào được lưu trữ
Những dữ liệu nằm trong tiêu chuẩn thông tin số hóa được lưu trữ bao gồm:
- Những tài liệu điện tử được số hóa trên nền giấy: Định dạng PDF ( phiên bản từ 1.4 trở lên), ảnh màu, có độ phân giải tối thiểu từ 200 DPI trở lên có chữ ký số của tổ chức;
- Tài liệu ảnh: định dạng JPEG có độ phân giải tối thiểu từ 200 DPI trở lên;
- Phim ảnh: có định dạng MPEG-4, .avi, .wmv, có Bitrate tối thiểu là 1500 KBPS trở lên;
- Âm thanh: có định dạng là MP3, .wma, có Bitrate tối thiểu là 128 KBPS trở lên;
Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ
Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ gồm 125 bước theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 của Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước. Nhưng với yêu cầu phổ thông chỉ cần thực hiện các bước như sau:
Bước 1: Lựa chọn tài liệu để thực hiện việc số hóa
Không có đơn vị nào có thể số hóa một lần nguyên cả kho lưu trữ của mình. Việc lựa chọn ra tài liệu số hóa còn phụ thuộc vào mục tiêu của chủ tài liệu.
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu
Cần thực hiện các công việc sau đây:
- Làm phẳng tài liệu bằng bìa cứng, kẹp giấy…;
- Phân loại tài liệu, để riêng tài liệu đã hư hỏng, rồi sau đó dùng một số kỹ thuật để Scan tài liệu;
Bước 3: Cài đặt hệ thống:
Đây là bước quyết định để chuyển đổi từ tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa :
Scan tài liệu và thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên cho các File, định dạng file, sắp xếp theo trật tự tổ chức tài liệu như ban đầu, tạo thành một siêu dữ liệu Metadata.
Bước 4: Kiểm tra. Kiểm tra lại lần nữa chất lượng tài liệu đã được số hóa. Làm lại những tài liệu không đạt yêu cầu.
Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao tài liệu số hóa.
Một số lưu ý khi số hóa tài liệu lưu trữ
- Thiết lập đúng các định dạng của File ảnh;
- Lựa chọn thiết bị lưu trữ tài liệu điện tử phù hợp như ổ cứng máy tính, đĩa CD…;
- Thiết lập hệ thống siêu dữ liệu bao gồm một số thông tin cơ bản về dữ liệu, những tổ chức cá nhân có liên quan đến dữ liệu…,
Trên đây là những thông tin cơ bản về Những quy định về số hóa tài liệu lưu trữ. Mong rằng bài viết có hữu ích và giúp bạn hiểu thêm về công cuộc số hóa trong thời đại công nghệ mới.
Thông tin liên hệ
Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
Website: https://www.luuhoso.com/lien-he/
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Nguồn: https://xemnhanh.biz
