Lưu hồ sơ được quy định như thế nào, bao gồm các điều khoản gì là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm để thực hiện cho đúng. Bài viết này chúng tôi xin giới thiệu các quy định hiện hành về công tác lưu trữ hồ sơ để bạn tham khảo.
Quy định về các mức thời hạn bảo quản tài liệu
Theo quy định tại Luật Lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu tại các cơ quan, tổ chức được quy định gồm 02 mức như sau:
– Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là những tài liệu có giá trị và giá trị của chúng phụ thuộc vào thời gian. Tài liệu này bao gồm chủ trương, đề án, chương trình mục tiêu, hồ sơ gốc cán bộ, công chức- viên chức, hồ sơ thanh tra, sự kiện quan trọng… Những hồ sơ, tài liệu này thường được lưu trữ tại cơ quan, sau đó nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn mức theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
– Tài liệu bảo quản có thời hạn là những hồ sơ, tài liệu trong từng thời điểm cụ thể, có giá trị sử dụng trong thời gian nhất định và thời hạn bảo hành dưới 70 năm, gồm các mức sau đây:
+ Nhóm tài liệu trên 20 năm bao gồm hồ sơ liên quan đến nhân sự; tài sản cố định, đất đai; đề tài nghiên cứu cấp cơ sở; sổ đăng ký và tập lưu công văn đi, sổ đăng ký văn bản đến …
+ Từ 10 đến 15 năm bao gồm các tài liệu liên quan đến thanh tra, kiểm tra các vụ việc không nghiêm trọng; báo cáo khảo sát, phiếu điều tra; chứng từ kế toán công văn trao đổi …
>> Xem thêm: VÌ SAO NÊN SỬ DỤNG SỮA TĂNG CƠ GOLD STANDARD WHEY PROTEIN
+ Từ 5 năm trở xuống là các hồ sơ mang tính chất hành chính sự vụ như: báo cáo ngày, tuần, tháng; giấy mời họp; tài liệu quảng cáo; sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan; tư liệu tham khảo …
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là bảng thống kê đầy đủ các nhóm hồ sơ, tài liệu có hướng dẫn thời hạn bảo quản. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu này áp dụng với các nhóm hồ sơ, tài liệu như: Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp; Nhóm 2: Nhóm tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê; Nhóm 3: Tài liệu tổ chức, nhân sự; Nhóm 4: nhóm tài liệu lao động, tiền lương; Nhóm 5: Tài liệu tài chính, kế toán; Nhóm 6: nhóm tài liệu xây dựng cơ bản; Nhóm 7: Tài liệu khoa học công nghệ; Nhóm 8: nhóm tài liệu hợp tác quốc tế; Nhóm 9. Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo; Nhóm 10. Tài liệu thi đua, khen thưởng; nhóm 11: Nhóm tài liệu pháp chế; Nhóm 12: Tài liệu về hành chính, quản trị công sở; Nhóm 13: nhóm tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ; Nhóm 14: nhóm tài liệu của tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan.
Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến chủ yếu để xác định thời hạn luu tru ho so ( http://www.luuhoso.com/ ) tài liệu phổ biến trong hoạt động của doanh nghiệp. Giá trị tài liệu cần đảm bảo:
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu dùng làm căn cứ xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành, nhóm hồ sơ và tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành. Quy định thời hạn các nhóm tài liệu tương ứng.
Với những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại bảng thời hạn bảo quản thì các cơ quan, doanh nghiệp có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản tương ứng trong bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến để xác định.
Trên đây là những quy định cơ bản trong việc lưu lưu hồ sơ của các doanh nghiệp. Bạn hãy tham khảo và thực hiện cho chính xác nhất.
Xem thêm: https://xemnhanh.biz/
